Haply Robotics développe une technologie haptique de pointe qui permet des interactions naturelles et immersives avec les systèmes numériques. Nous recherchons un administrateur de bureau et coordonnateur des installations fiable et soucieux du détail pour aider à gérer notre bureau sur trois étages, coordonner la logistique et veiller à ce que notre espace de travail fonctionne comme une machine bien huilée.
Ce poste couvre un large éventail de responsabilités, allant de l’entretien des installations et la gestion des stocks à la coordination des expéditions, la tenue de livres de base et le soutien à la réception. Vous jouerez un rôle clé dans la création d’un environnement productif, propre et professionnel pour notre équipe et nos visiteurs.
Responsabilités
- Entretien du bureau et fournitures
- Maintenir la propreté et l’ordre sur tous les étages du bureau (principal, sous-sol, 4e étage
- Réapprovisionner chaque semaine les fournitures de cuisine, de salle de bain et de bureau
- Superviser les déchets et le recyclage, et démonter les boîtes
- Arroser les plantes, remplacer les ampoules et signaler les problèmes d’entretien
- Nettoyer quotidiennement les surfaces communes, les salles de réunion et les robots de démonstration
- Effacer les tableaux blancs et publier des photos sur Slack
- Expéditions et livraisons
- Emballer et expédier les colis internes et externes (mardi, jeudi, dernier jour du mois)
- uivre la procédure d’expédition (SOP) et les directives de qualité
- Recevoir les colis entrants et informer les destinataires via Slack
- Garder la zone de livraison organisée et conforme aux photos de référence
- Gestion des courses et des stocks
- Passer les commandes d’épicerie hebdomadaires sur Voila (le lundi pour une livraison le mardi)
- Suivre la liste de commandes prédéfinie et respecter le budget de 210 $ CAD
- Surveiller le stock des articles supplémentaires (ex. : mayonnaise, sacs de recyclage)
- Publier les remplacements ou les problèmes dans le canal #office-handoff
- Soutien administratif
- Planifier des réunions et envoyer des invitations de calendrier pour les appels internes et externes
- Fournir un soutien administratif aux chefs de projet et aux gestionnaires
- Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les besoins du bureau (préapprouvés seulement)
- Tenir des registres clairs des achats et les soumettre mensuellement au service des finances
- Comptes fournisseurs et coordination financière
- Recueillir et saisir les factures des fournisseurs dans Odoo avec les bons codes de grand livre
- Générer le rapport des comptes fournisseurs hebdomadaire et faire correspondre les transactions dans les flux bancaires
- Faire le suivi des paiements ou crédits en retard
- Réception et présélection des candidats
- Répondre aux appels entrants et filtrer les appels
- Accueillir les visiteurs et assurer une expérience fluide (enregistrement, boissons, accompagnement)
- Effectuer les appels de présélection avec les candidats et mettre à jour les notes dans Odoo
- Informer les gestionnaires d’embauche et planifier les entrevues de suivi
- Soutien aux événements et aux déjeuners
- Aider à la préparation du déjeuner au besoin
- Aider à l’installation pour les démonstrations d’équipe ou de clients et les événements spéciaux
- Remplir les bacs à collations et les frigos à boissons tous les jours avant 9 h
Exigences requises
- Plus d’un an d’expérience en administration de bureau, en logistique ou en gestion des installations
-
Au moins un an d’expérience en tenue de livres ou en comptes fournisseurs
- Excellentes compétences en organisation et en gestion de multiples tâches
- À l’aise avec Google Workspace et les tableurs
- Maîtrise de l’anglais et du français (oral et écrit)
- Professionnel, fiable et proactif dans la communication
Atouts
- Expérience de travail dans une startup ou un environnement de travail hybride
- Familiarité avec la communication avec les fournisseurs et l’approvisionnement en fournitures
- Expérience dans le soutien aux événements d’équipe ou la gestion des installations dans des espaces à plusieurs étages
Les avantages de ce poste
- Une excellente équipe de personnes intelligentes, dans une culture conviviale et ouverte
- Pas de gestionnaires absurdes, pas d’outils inefficaces, pas d’horaires rigides
- Aucune perte de temps dans des processus d’entreprise inutiles, de vraies responsabilités et de l’autonomie
- Développez vos connaissances dans divers secteurs d’activité
- Créez du contenu qui aidera nos utilisateurs au quotidien
- De vraies responsabilités et des défis au sein d’une entreprise en pleine évolution
Our Product
Ce que nous offrons
Chaque employé a la possibilité de voir l’impact de son travail. Vous pouvez réellement contribuer au succès de l’entreprise.
Plusieurs activités sont organisées tout au long de l’année, comme des séances de sport hebdomadaires, des événements de team building, des apéros mensuels et bien plus encore.
Avantages
A full-time position
Attractive salary package.
Formations
12 days / year, including
6 of your choice.
Activité sportive
Play any sport with colleagues,
the bill is covered.
Manger et boire
Fruit, coffee and
snacks provided.
